كيفية تحسين دقة المخزون: استراتيجيات رئيسية للنجاح

هل ترغب في أن يكون لديك عرض بزاوية 360 درجة لمخزونك مع الحفاظ على دقة عالية للغاية في المخزون؟ هل يمكنك حاليًا تحديد الموضع الدقيق للسلع المذكورة في مخزونك؟ إذا لم يكن الأمر كذلك، فأنت بحاجة إلى برنامج إدارة المخزون الذي سيساعدك على زيادة دقة المخزون في سلسلة التوريد الخاصة بك. مع توقع وصول سوق برامج إدارة المخزون إلى 7516.8 مليون دولار أمريكي بحلول عام 2034 ، فمن الواضح أن الشركات تدرك الدور الحاسم لبيانات المخزون الدقيقة.

في هذه المقالة التي كتبها Omniful سنتعرف على الأسباب الشائعة لعدم دقة المخزون والاستراتيجيات الرئيسية لتعزيز دقة المخزون.

ما هي دقة المخزون؟

دقة المخزون أو دقة المخزون تشير إلى أي تناقضات بين الكمية الفعلية أو نوع المخزون المادي وما هو مسجل بالفعل أو ما يفترض أن يكون.

الأسباب الشائعة لعدم دقة المخزون

يمكن أن تؤثر أخطاء المخزون أو التناقضات بين المخزون الفعلي ومستويات المخزون المسجلة بشكل كبير على صافي أرباح الشركة. فيما يلي بعض الأسباب الشائعة للأخطاء في دقة المخزون:

خطأ بشري

كما يقول المثل الشعبي، "الخطأ من صفات البشر"، ولا يختلف الأمر مع مخزونك. فيما يلي بعض الأخطاء البشرية التي تسبب مشكلات في دقة المخزون:

عدم الدقة في إدخال البيانات: يمكن أن يؤدي الإدخال غير الصحيح للبيانات في أنظمة إدارة المخزون، بما في ذلك على سبيل المثال لا الحصر أخطاء الكتابة، والحسابات الخاطئة، والإشراف على رمز المنتج، إلى عدم دقة المخزون.

أخطاء العد المادي: إدخال البيانات هو نقطة النهاية؛ يمكن أن تكمن المشكلة في البداية، أي أخطاء العد. عندما يكون المخزون ضخمًا أو معقدًا، يمكن أن يتسبب العد المادي للمخزون في حدوث تناقضات في دقة المخزون.

العناصر المفقودة: في كثير من الأحيان، يتم فقدان المخزون في المستودع، وخاصة إذا كانت العناصر صغيرة الحجم (نظرًا لأنها سهلة الفقدان)، مما قد يتسبب في عدم دقة كبيرة في المخزون.

قضايا النظام والتكنولوجيا

حتى مع وجود برامج إدارة المخزون المتقدمة، من الممكن أن تحدث أخطاء إذا:

مشكلة خلل/تحديث البرنامج: حتى برامج إدارة المخزون الأكثر تقدمًا تظل قديمة ومحدثة، مما يتسبب في حدوث مشكلات في شكل أخطاء وميزات عفا عليها الزمن، والتي قد لا تدعم أحدث وأعظم التطورات التكنولوجية التي تسبب عدم دقة كبيرة في المخزون.

مشكلة التكامل: دقة المخزون أو دقة المخزون قد تتأثر إذا لم يتم تكوين برنامج إدارة المخزون بشكل صحيح مع أنظمة أخرى، مثل أنظمة نقاط البيع (POS) أو أنظمة تخطيط موارد المؤسسة (ERP).

قضايا سلسلة التوريد

قد تواجه دقة المخزون مشكلات بسبب عوامل خارجية أيضًا، مثل سلسلة التوريد:

أخطاء المورد: قد يرسل لك البائع كمية أكبر أو أقل مما طلبته أو فواتير غير دقيقة تتسبب في عدم دقة المخزون.

أخطاء الشحن والاستلام: يمكن للأخطاء أثناء عملية الشحن، مثل التسمية الخاطئة أو التلف أثناء النقل، أن تؤثر على دقة المخزون.

ممارسات إدارة المخزون السيئة

عدم وجود إحصاءات منتظمة للدورة الشهرية: إن الإحصاءات غير المتكررة أو الدورية للدورة الشهرية قد تؤدي إلى تراكم الأخطاء مع مرور الوقت.

التدريب غير الكافي: قد يؤدي التدريب غير الكافي للموظفين إلى حدوث أخطاء وأخطاء في عمليات الجرد.

استراتيجيات رئيسية لتحسين دقة المخزون

تتبع المخزون في الوقت الحقيقي

يتيح لك تتبع المخزون في الوقت الفعلي الاطلاع على مخزونك وتحديثه في كل ثانية. يتيح لك تتبع المخزون في الوقت الفعلي الحصول على فهم أفضل لمستويات المخزون لديك، ويمكن لشركتك:

منع نفاد المخزون: تتيح لك البيانات في الوقت الفعلي التنبؤ الدقيق بالطلب والتجديد في الوقت المناسب، مما يقلل من خطر نفاد المخزون وفقدان المبيعات، خاصة خلال موسم الذروة في عملك.

تحسين مستويات المخزون: من خلال مراقبة مستويات المخزون في الوقت الفعلي، يمكن للشركات تجنب الإفراط في التخزين أو نقص التخزين، وتحسين استثمار المخزون.

تحسين استيفاء الطلبات: تتيح معلومات المخزون الدقيقة وفي الوقت المناسب لشركتك اختيار الطلبات وتعبئتها بكفاءة، مما يقلل من وقت الاستيفاء ويحسن رضا العملاء.

تحديد السرقة والانكماش: يمكن أن يساعد التتبع في الوقت الفعلي في اكتشاف التناقضات وتحسين دقة المخزون بين المخزون الفعلي وسجلات النظام التي قمت بتحديثها، مما ينبه الشركات إلى مشكلات السرقة أو الانكماش المحتملة أو أي ثغرات أخرى في عملك.

يمكن أن يساعد تنفيذ التتبع في الوقت الفعلي في الحفاظ على معدلات دقة المخزون أعلى من 95%، وهو ما يعتبر مثاليًا لمعظم الشركات. يمكن حساب معدل دقة المخزون باستخدام الصيغة: الوحدات المحسوبة/الوحدات المسجلة × 100

التدقيق الدوري والعد الدوري

تعتبر عمليات التدقيق والعد الدوري المنتظمة ضرورية للغاية للحفاظ على سجلات جرد دقيقة. تتضمن هذه العمليات العد الفعلي لعناصر المخزون ومقارنة النتائج بسجلات النظام. من خلال إجراء عمليات التدقيق والعد الدوري، يمكن للشركات:

تحديد الأخطاء وتصحيحها: تساعد عمليات التدقيق المنتظمة في الكشف عن الأخطاء البشرية في سجلات المخزون وتصحيحها، مما يضمن دقة المخزون.

تحسين ممارسات إدارة المخزون: يمكن أن يساعد تحليل نتائج تدقيق المخزون في تحديد مجالات التحسين في عمليات إدارة المخزون، مثل تحسين مواقع المستودعات أو قضاء الوقت في تحسين عملية تدريب الموظفين.

تقليل انكماش المخزون: من خلال التحقق المنتظم من المخزون المادي، يمكن للشركات اكتشاف ومعالجة مشكلات مثل السرقة أو التلف أو التلف؛ ويمكن القيام بذلك من خلال مزيج من تتبع المخزون في الوقت الفعلي إلى جانب عمليات التدقيق المنتظمة والعد الدوري.

تعزيز التقارير المالية: تعتبر سجلات المخزون الدقيقة أمرًا بالغ الأهمية لإعداد التقارير المالية الدقيقة، مما يضمن انعكاس قيمة المخزون بشكل صحيح في الميزانية العمومية، مما يزيد من الثقة بين المساهمين ويعطي صورة أكثر وضوحًا للموقف المالي لشركتك.

المكونات الرئيسية للتدقيق لزيادة دقة المخزون هي:

• تسوية المخزون المادي
• مقارنة الوحدات المحسوبة بالبيانات المسجلة
• عمليات التحقق الأسبوعية
• فحوصات عشوائية للتحقق من الدقة

الأتمتة في إدارة المخزون

تعمل أنظمة إدارة المخزون الآلية على تقليل الأخطاء البشرية بشكل كبير وتحسين الكفاءة الإجمالية. تتضمن تقنيات الأتمتة الرئيسية ما يلي:

مسح الباركود: يمكن أن تكون سلسلة التوريد معقدة، وخاصة عندما يكون لديك حركة مخزون عالية. مع مسح الباركود، يتم التقاط البيانات المتعلقة بالمخزون بسرعة ودقة شديدة. يتيح لك مسح الباركود أن تكون على اطلاع دائم بأرقام المخزون من استلام/تصنيع البضائع حتى التسليم.

تقنية تحديد الترددات الراديوية: تقنية تحديد الترددات الراديوية: هل مستودعك كبير مثل ملعب كرة القدم؟ هل تريد تسريع عملية تعبئة ومعالجة الطلبات التي تتلقاها؟ بمساعدة علامات تحديد الترددات الراديوية (RFID)، يمكنك تحديد الرف الدقيق الذي يتم تخزين بضائعك عليه. وهذا يقلل من فرصة ضياع المخزون أو ضياعه، مع تسريع عملية سلسلة التوريد.

إعادة الطلب التلقائي: قد تكون هناك أوقات قد تكون فيها أنت وفريقك منشغلين بالعمل خلال أوقات الذروة، وينسى فريقك، لأسباب لا يمكن السيطرة عليها، تقديم طلب للحصول على العنصر الأكثر مبيعًا لديك؛ إنه أمر محبط، أليس كذلك؟ يعمل نظام إعادة الطلب التلقائي على التخلص من هذه المشكلة تمامًا؛ فباستخدامه، يتم تقديم الطلب تلقائيًا إلى البائع عندما يكون المخزون أقل من مستويات محددة مسبقًا.

برامج إدارة المخزون: يمكن أن تساعدك برامج إدارة المخزون المتقدمة، مثل برنامج إدارة المخزون Omniful ، في تبسيط عمليات المخزون وأتمتة المهام وتوفير رؤى قيمة لتحسين مستويات المخزون وتقليل التكاليف التشغيلية.

من خلال الجمع بين الاستراتيجيات المذكورة أعلاه والاستفادة من هذه التقنيات المتقدمة، يمكن لشركتك تحقيق والحفاظ على مستويات عالية من دقة المخزون. ستساعد بيانات المخزون الدقيقة مؤسستك على اتخاذ قرارات مستنيرة وتحسين العمليات وتحسين الأداء التجاري العام!

مقاييس دقة المخزون الرئيسية ومؤشرات الأداء الرئيسية

لفهم وتحسين دقة المخزون، يجب أن تكون قادرًا على تتبع مجموعة متنوعة من مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs). فيما يلي بعض المقاييس الحاسمة:

معدل الانكماش: يساعدك معدل الانكماش على قياس خسارة المخزون بسبب أحد الأسباب التالية - السرقة أو التلف أو عوامل أخرى. يشير معدل الانكماش المنخفض إلى تحكم أفضل في المخزون.

معدل دوران المخزون : يقيس هذا المعدل مدى كفاءة بيع المخزون واستبداله. يشير معدل الدوران الأعلى إلى إدارة فعّالة للمخزون.

معدل تنفيذ الطلبات: يقيس معدل تنفيذ الطلبات النسبة المئوية للطلبات التي تم تنفيذها بالكامل وفي الوقت المحدد. يشير المعدل الأعلى إلى توفر أفضل للمخزون ودقة تنفيذ الطلبات.

معدل الشطب: يقيس معدل الشطب النسبة المئوية للمخزون الذي يجب التخلص منه بسبب التلف أو انتهاء الصلاحية أو التقادم. يشير المعدل المنخفض إلى إدارة أفضل للمخزون وتقليل الخسائر.

معدل تنفيذ الطلبات المثالي: يقيس هذا المؤشر نسبة الطلبات التي يتم تسليمها في الوقت المحدد، كاملة، وغير تالفة. ويسلط الضوء على الكفاءة الإجمالية لعملية تنفيذ الطلبات.

الأفكار النهائية

تحتاج أي شركة ناجحة إلى تحسين مستمر في دقة المخزون أكثر من أي شيء آخر. يجب أن تتخذ شركتك جميع الخطوات اللازمة للحفاظ على دقة المخزون المطلوبة. يتضمن هذا الحصول على أفضل برنامج لإدارة المخزون يوفر لك جميع الأدوات والوسائل اللازمة لتنفيذ الاستراتيجيات الرئيسية التي ذكرناها سابقًا حتى تتمكن من الاحتفاظ بسجل دقيق لجميع المشتريات والمبيعات وحركات المخزون. من خلال الحصول على عرض في الوقت الفعلي لمخزونك، ستتمكن من تعظيم عائد الاستثمار وتقليل قدر كبير من الخسائر بسبب المخزون.

يمكن تحقيق كل هذا ببساطة عن طريق الاتصال بشركة Omniful؛ فنحن لا نعمل على تحسين دقة مخزونك فحسب، بل نساعدك أيضًا على التكامل مع برامج أخرى، مثل نظام إدارة الطلبات ونظام إدارة المستودعات ، من بين برامج أخرى، من خلال التكامل البسيط Plug-Play . نحن متجرك الشامل لحلول المخزون؛ اتصل بنا الآن !

الأسئلة الشائعة

ما هي التحديات الشائعة في الحفاظ على دقة المخزون؟
تشمل التحديات الشائعة في الحفاظ على دقة المخزون الخطأ البشري، وأنظمة التتبع القديمة أو غير الكافية، والعناصر المفقودة أو المفقودة، ونقص عمليات تدقيق المخزون المنتظمة، والتغيرات في الطلب الاستهلاكي، وتصميم المستودعات غير الفعّال، والسرقة أو الانكماش.

كيف يمكن للتتبع في الوقت الفعلي تحسين دقة المخزون؟
يوفر التتبع في الوقت الفعلي باستخدام برنامج إدارة المخزون Omniful بيانات دقيقة ومحدثة للمخزون، مما يمنع نفاد المخزون أو الإفراط في التخزين ويبسط العمليات لتحقيق كفاءة أفضل ورضا العملاء.

ما هي نسبة دقة المخزون المثالية للشركات؟
في عالم مثالي، ستكون دقة المخزون بنسبة 100% هي النسبة المفضلة، ولكن في العالم الحقيقي، يمكن اعتبار أي نسبة دقة مخزون تبلغ حوالي 95% ذهبية.