عندما يقوم العميل بتقديم طلب، فإنه يتوقع استلام المنتج في الوقت المحدد بالجودة المناسبة. حتى إذا كان لديك متجر إلكتروني صغير أو شركة كبيرة، فإن أحد أهم الأشياء هو كيفية التعامل مع الطلبات. يمكن لإدارة الطلبات أن تجعل تجربة العميل ناجحة أو فاشلة. تتضمن عملية إدارة الطلبات (OMP) كل شيء من لحظة استلام الطلب إلى تسليم المنتج النهائي، بما في ذلك عمليات ما بعد البيع مثل الإرجاع واسترداد الأموال.
تضمن هذه العملية أن تكون عمليات التسليم أسرع، ولا توجد أخطاء بمساعدة الأتمتة. بهذه الطريقة، سيساعد نظام إدارة الطلبات السلس والدقيق وفي الوقت المناسب على زيادة رضا العملاء وإنشاء سمعة قوية للشركة. في هذه المقالة، سنخبرك بكل ما تحتاج إلى معرفته حول تدفق عملية إدارة الطلبات بالإضافة إلى أساسياتها وبعض النصائح العملية حول كيفية تحسين نظام إدارة الطلبات لشركتك.
ما هي عملية إدارة الطلبات؟
تتضمن عملية إدارة الطلبات مجموعة من الأنشطة اللازمة للتعامل مع طلبات العملاء وتنفيذها. وهي مفيدة للشركات التي تقوم باختيار الطلبات وتعبئتها وشحنها إلى العملاء بعد تقديم الطلب، سواء عبر الإنترنت أو في المتجر. هناك حاجة إلى نظام عملية إدارة طلبات العمل للتأكد من معالجة المدفوعات بأمان وفي الوقت المحدد، إلى جانب التسليم السريع.
تحتاج كل شركة تتعامل مع المنتجات المادية إلى تحسين عملية إدارة الطلبات الخاصة بها لضمان سير العمليات التجارية بسلاسة. كما تضمن عملية إدارة الطلبات تجربة أفضل للعملاء من خلال توفير التتبع في التكوين والتعامل مع عمليات ما بعد البيع مثل الإرجاع أو الاستبدال أو استرداد الأموال بكفاءة. وهي تشمل إدارة المخزون من خلال تتبع المخزون المتاح لتجنب البيع الزائد أو نفاد المخزون.
لماذا تعتبر عملية إدارة الطلبات مهمة؟
تؤثر عملية إدارة الطلبات المخطط لها جيدًا على العديد من الأنشطة التجارية على نطاق هائل. يمكن أن تستفيد الشركات من نظام إدارة الطلبات الفعال بطرق مختلفة. فيما يلي بعض الأسباب المهمة التي تجعل نظام إدارة الطلبات مهمًا:
رضا العملاء
يجعل نظام إدارة الطلبات العملاء أكثر سعادة لأن كلاً من الوقت ونتيجة الطلب سيتم تسليمهما بشكل أسرع وأكثر دقة دون إعادة إرسال من النظام. بالإضافة إلى ذلك، سيستفيد العملاء من رؤية التتبع المباشر للمخزون الذي طلبوه، مما سيضيف المزيد من الثقة إلى عملك.
زيادة الكفاءة
تساعد خطة إدارة العمليات الجيدة على تجنب الأخطاء غير الضرورية، بالإضافة إلى أتمتة العمليات لتعزيز الكفاءة. بهذه الطريقة، يمكن للشركات استخدام الموارد بشكل مناسب ومنع الهدر.
مراقبة المخزون
يعمل نظام إدارة الطلبات على تتبع المخزون في جميع الأوقات، مما يمنع جميع المشاكل التي تنشأ عن الإفراط في البيع ونفاد المنتجات. كما يساعد أيضًا في توفير المعلومات اللوجستية المتعلقة بإدارة الإمدادات وتجنب الأخطاء المكلفة.
نمو الإيرادات
العملاء السعداء هم العملاء المتكررون. ستؤدي عملية إدارة الطلبات إلى زيادة المبيعات وولاء العملاء من خلال إرضائهم من خلال التسليم السريع والدقيق.
المكونات الرئيسية لعملية إدارة الطلبات الفعالة
إذا كنت ترغب في تحسين عملية إدارة الطلبات في شركتك، فمن الضروري أن تفهم بشكل كامل جميع المكونات المهمة لتدفق عملية إدارة الطلبات. ترتبط كل خطوة من خطوات تدفق عملية إدارة الطلبات بإنشاء عملية إدارة طلبات ديناميكية. وهي تتضمن:
إدخال الطلبات وإنشائها
يمكن للشركات الحصول على تفاصيل دقيقة للطلبات من خلال أتمتة إدخال الطلبات عبر التطبيقات وبوابات خدمة العملاء. يمكنك أيضًا التكامل مع أنظمة إدارة علاقات العملاء (CRM) لتتبع تاريخ الطلبات والتفاعلات.
معالجة الدفع
تعتبر معالجة الدفع الآمنة والسريعة أمرًا مهمًا. يمكنك تقديم طرق دفع مختلفة - مثل بطاقات الائتمان أو الدفع عبر الإنترنت أو التحويلات المصرفية - لتحسين تجربة الشراء.
إدارة المخزون
يبقيك OMP على اطلاع دائم بآخر المستجدات بشأن العرض من خلال أدوات مختلفة. يمكنك أيضًا استخدام بعض استراتيجيات المخزون للتأكد من الحفاظ على مستويات المخزون لتلبية الطلبات.
تنفيذ الطلبات
بمجرد تقديم الطلب، يجب تسليمه بكفاءة. يمكنك اختيار استلام الطلب بنفسك أو تعيين شريك توصيل. السرعة والدقة مهمان لمنع الأخطاء وتحسين رضا العملاء.
الشحن والتسليم
إن تزويد العملاء بتحديثات التتبع المباشر بشأن التسليم يخلق الثقة ويبقي العملاء على اطلاع دائم. وللحصول على عمليات تسليم أسرع، يجب عليك التعامل مع شركات شحن معتمدة وموثوقة.
خدمات ما بعد البيع
يمكنك تحويل تجربة العميل السيئة إلى تجربة إيجابية من خلال التعامل بكفاءة مع عمليات الإرجاع واسترداد الأموال. يمكن أن تساعدك عملية مبسطة وشفافة لخدمات ما بعد البيع على تكرار عملك.
التحديات في عملية إدارة الطلبات
تتمتع عملية إدارة الطلبات بالعديد من المزايا، ولكن هناك أيضًا العديد من المخاطر في تنفيذ خطة إدارة الطلبات. وتشمل بعض هذه المخاطر ما يلي:
أخطاء يدوية
إذا اعتمدت على الجهود اليدوية لتلقي الطلبات، فقد يؤدي هذا إلى حدوث أخطاء في معالجة الطلبات، مثل الاختيار الخاطئ للمنتجات أو تفاصيل الشحن غير الصحيحة. وسيؤدي هذا إلى حدوث تأخيرات وتجربة عملاء سيئة.
اختلافات المخزون
إذا حدث أي خطأ في إدارة التسليم، فقد يحدث نقص في المخزون أو زيادة في المخزون، وقد لا تتمكن مخزوناتك من تلبية الطلبات. سيؤدي هذا إلى عدم رضا العملاء بسبب عدم توفر المنتجات.
ضعف التواصل
إذا لم يكن هناك تواصل فعال بين فرق المبيعات والتخزين والخدمات اللوجستية، فقد يتباطأ معالجة الطلبات. وهذا من شأنه أن يؤدي إلى سوء الفهم والتأخير.
قضايا التوسع
قد تواجه عملية إدارة الطلبات صعوبة في مواكبة النمو في عملك. سيكون من الصعب التعامل مع الحجم المتزايد من الطلبات دون استخدام الأدوات المناسبة، مما سيؤدي إلى ارتفاع التكاليف والأخطاء.
كيفية تحسين عملية إدارة الطلبات؟
دعونا نرى بعض النصائح المفيدة حول كيفية تحسين عملية إدارة الطلبات الخاصة بك:
أتمتة حيثما أمكن
يجب عليك أتمتة بعض مهامك اليومية لتجنب احتمالية حدوث خطأ، مثل إدخال الطلبات وإنشاء الفواتير وتحديث إدارة المخزون واستخدام برنامج إدارة الطلبات أو أداة تخطيط موارد المؤسسة.
دمج الأنظمة
تأكد من أن أنظمة إدارة علاقات العملاء وتخطيط موارد المؤسسات وغيرها من الأنظمة متصلة بشكل مثالي. سيؤدي هذا إلى تدفق البيانات بين الأجزاء المختلفة من العمل بسلاسة. وبالتالي لن يكون هناك سوء تفاهم ورؤية سليمة للمخزون والتسليمات.
تحسين إدارة المخزون
استخدم أدوات تتبع المخزون المباشر للتأكد من توفر مخزون كافٍ لتلبية الطلبات. ستساعدك أدوات التنبؤ بالطلب على تحسين مستويات المخزون وتجنب التكاليف غير الضرورية.
تحسين التواصل مع العملاء
أطلع العميل على كل مرحلة. أرسل رسائل نصية قصيرة أو بريدًا إلكترونيًا تلقائيًا للتأكيد والشحن والتسليم وما إلى ذلك. سيكون من المفيد أيضًا أن تقدم بوابات خدمة حتى يتمكن العميل من التواصل معك للحصول على المساعدة وتتبع طلباته.
كفاءة الإنجاز
يمكنك الاستعانة بموفري الخدمات اللوجستية الخارجية أو وكالات الشحن المباشر لخفض التكاليف وزيادة الكفاءة. كما أن تبسيط معالجة الطلبات مفيد أيضًا في تسريع عملية الالتقاط والتعبئة والشحن.
الاستفادة من البيانات لاتخاذ القرارات
يجب عليك تتبع معدلات الإرجاع وأوقات التسليم وأوقات دورة الطلب باستخدام التحليلات. تساعد البيانات في تحديد أي فجوات أو مجالات للتحسين في عملية إدارة الطلبات.
تبسيط إدارة الإرجاع
استخدم عملية إرجاع واضحة وسهلة لبناء الثقة. يمكنك تبسيط النظام باستخدام نظام آلي مع إرجاعات مدفوعة مسبقًا لكل من العملاء وفريقك.
دور التكنولوجيا في تحسين إدارة الطلبات
تُعد التكنولوجيا جزءًا لا يتجزأ من عملية إدارة الطلبات الحديثة. فهي مفيدة لأتمتة بعض المهام لتوفير الوقت والمال. وإليك الطريقة:
برنامج إدارة الطلبات (OMS)
يمكن أن تساعد برامج إدارة الطلبات مثل Omniful عملك في تبسيط العمليات المعقدة، مثل تتبع الشحنات وتحديث المخزون ومعالجة المدفوعات، وأتمتتها بدلاً من المهام الشاقة المتكررة. سيكون هذا مفيدًا في تقليل الأخطاء والتركيز على تقديم تجربة أفضل للعملاء.
الحلول المستندة إلى السحابة
توفر منصات السحابة تحديثات في الوقت الفعلي وإمكانية الوصول عن بُعد لمساعدتك في التعامل مع طلبات متعددة من مواقع مختلفة في وقت واحد. ونتيجة لذلك، يمكن للفرق التعاون مع بعضها البعض دون الحاجة إلى مواقع محددة وتنمية العمليات في وقت قصير بمساعدة خدمات السحابة المتقدمة.
الذكاء الاصطناعي والتعلم الآلي
تُستخدم حلول الذكاء الاصطناعي بشكل متزايد للتنبؤ بالطلبات والأعمال المستقبلية. ويمكنها المساعدة في اتخاذ قرارات سليمة والتأكد من الحفاظ على مستويات المخزون المناسبة للطلبات.
كيفية اختيار برنامج إدارة الطلبات المناسب
تتوفر العديد من البرامج لمختلف أنواع الشركات. يعد اختيار برنامج إدارة الطلبات المناسب أمرًا مهمًا لأي شركة. فيما يلي بعض النقاط التي يجب مراعاتها عند اختياره:
قابلية التوسع
سواء كنت شركة صغيرة أو شركة كبيرة، فهناك دائمًا مجال للنمو. يجب أن تنمو عملية إدارة الطلبات الخاصة بك أيضًا مع عملك. لذا، يمكنها إدارة عمليات التسليم المعقدة والكبيرة.
فعالية التكلفة
يمكن لبرنامج مثالي لإدارة الطلبات أن يوازن بين ميزانيتك والميزات التي تختارها. يجب عليك اختيار نظام يمكنه توفير جميع الميزات الضرورية ويتماشى مع ميزانيتك.
واجهة سهلة الاستخدام
اختر برنامج نظام سهل الاستخدام وبسيط. حتى يتمكن فريقك من استخدامه بكامل إمكاناته دون الحاجة إلى أي نوع من التدريب المعقد.
وبصرف النظر عن هذا، تحتاج عملية إدارة الطلبات الخاصة بك إلى الاتصال بالأنظمة التي تستخدمها حاليًا لضمان تدفق سلس للبيانات. يمكنك أتمتة بعض المهام، مثل استلام الطلبات، وتتبع المخزون، وما إلى ذلك، لتوفير الوقت للمهام الاستراتيجية الأخرى.
خاتمة
إن تحسين عملية إدارة الطلبات الخاصة بك هو ضرورة لأي شركة ترغب في أن تكون قادرة على المنافسة. يمكنك تبسيط كل مهمة معالجة الطلبات من خلال تنفيذ ودمج الأنظمة. إنها الطريقة الأكثر فعالية لتحسين كفاءة عملك وتحسين تجربة العملاء. بالنسبة للشركات الناشئة الجديدة وكذلك الشركات الراسخة، من المهم للغاية تبني عملية إدارة طلبات مُحسَّنة جيدًا تعمل على تحسين الإيرادات والأداء العام للعلامة التجارية.
إذا كنت تبحث عن برنامج إدارة الطلبات المثالي الذي يتناسب جيدًا مع احتياجات عملك ويجعل العملاء أكثر سعادة، فإن Omniful هو كل ما تحتاجه.
نظام إدارة الطلبات الشامل وأفضل مميزاته
تقدم Omniful نظامًا برمجيًا لإدارة الطلبات يجعل العملية بأكملها بسيطة وسهلة. بدءًا من تلقي الطلبات وتخصيص الموارد إلى الشحنات السريعة وتسليم البضائع، نجعل كل شيء سهل المتابعة من خلال أدواتنا المتقدمة وإدارة الطلبات من البداية إلى النهاية. يعد نظام الدعم متعدد القنوات من Omniful مفيدًا حقًا في دمج قنوات المبيعات عبر الإنترنت وخارجها لضمان عمليات سلسة. باستخدام نظام إدارة الطلبات من Omniful، يمكنك توجيه الطلبات بذكاء بناءً على المخزون المتاح والموقع والتسليم في الوقت المناسب.
يساعد نظام إدارة الطلبات لدينا على تحسين تجربة العميل من خلال زيادة كفاءة عملية إدارة الطلبات. فهو يوفر ميزة التنفيذ الجزئي التي تتيح لك شحن العناصر المتاحة على الفور. ويساعد نظام إدارة الطلبات Omniful في التحكم في أحجام المخزون وإنشاء تقارير مفصلة للتحليل.
هكذا يمكنك تحسين عملية إدارة الطلبات الخاصة بك باستخدام Omniful OMS. اطلب عرضًا توضيحيًا الآن حتى لا تفوتك أي فرصة لتحسين عملية إدارة الطلبات الخاصة بك لتحسين العمليات.
الأسئلة الشائعة
-
ما هي عملية إدارة الطلبات؟
عملية إدارة الطلبات هي الدورة الكاملة لتلقي طلبات العملاء وتتبعها وتنفيذها وإدارتها. وهي تشمل إنشاء الطلبات ومعالجة الدفع وإدارة المخزون والشحن وأنشطة ما بعد البيع مثل الإرجاع واسترداد الأموال. -
لماذا تعد عملية إدارة الطلبات الفعّالة مهمة للشركات؟ إن عملية
إدارة الطلبات البسيطة والمثالية تقلل من الأخطاء، وتحسن رضا العملاء، وتعزز التحكم في المخزون، وتضمن تسليم الطلبات في الوقت المحدد، وكل هذا من شأنه أن يؤدي إلى زيادة الكفاءة والإيرادات. -
ما هي المراحل الرئيسية لعملية إدارة الطلبات؟
استلام الطلبات، ومعالجة المدفوعات، وإدارة المخزون، وتنفيذ الطلبات، والشحن والتسليم، وخدمات ما بعد البيع مثل الإرجاع واسترداد الأموال هي بعض الخطوات الرئيسية في العملية. -
كيف تعمل التكنولوجيا على تحسين عملية إدارة الطلبات؟
تعمل التكنولوجيا، مثل برنامج إدارة الطلبات (OMS)، على أتمتة المهام الرئيسية مثل إدخال الطلبات وتتبع المخزون والشحن. كما تعمل على دمج البيانات عبر المنصات، مما يوفر اقتراحات في الوقت الفعلي تعمل على تحسين العملية بأكملها. -
كيف يعمل تتبع المخزون في الوقت الفعلي على تحسين عملية إدارة الطلبات؟
يضمن تتبع المخزون في الوقت الفعلي وجود مستويات دقيقة للمخزون ويمنع نفاد المخزون أو التخزين الزائد. كما يتيح تنفيذ الطلبات بشكل أسرع من خلال الحصول على بيانات مخزون محدثة عبر جميع قنوات المبيعات.
