ما هو التناقض في المخزون؟
يحدث التناقض في المخزون عندما يختلف العدد الفعلي للعناصر الموجودة في المخزون عن مستويات المخزون المسجلة في النظام. يمكن أن يؤدي هذا التناقض إلى تكاليف كبيرة للمخزون وعدم كفاءة تشغيلية. فيما يلي بعض أسباب التناقض في المخزون:
- الأخطاء البشرية أثناء إدخال البيانات: إن احتمالات وقوع أخطاء بشرية أثناء إدخال البيانات يدويًا هي مصادر التناقضات. فإذا أخطأ أحد الموظفين في إدخال كمية البضائع المستلمة، فسوف يتسبب ذلك في تكاليف مخزون مختلفة.
- السرقة والاختلاس: يتم سحب العناصر من المخزون دون إذن، سواء من قبل الموظفين أو اللصوص الخارجيين. وهذا يقلل من تكاليف المخزون ويؤدي إلى انخفاض إجمالي ربحية الشركة.
- المنتجات المفقودة أو التي تم حسابها بشكل زائد: قد يتم وضع البضائع في غير محلها في المستودع أو المتجر، أو قد يتم حساب المنتجات بشكل زائد أثناء إجراء الفحوصات المادية. سيؤدي ذلك إلى اختلافات بين عدد العناصر التي يعرضها النظام وعدد العناصر الموجودة.
- مشكلات تكامل النظام: يرجع سبب عدم تطابق المخزون إلى فشل الأنظمة أو البرامج المختلفة في التواصل بشكل جيد. على سبيل المثال، عندما يفشل نظام نقاط البيع في المزامنة مع نظام إدارة المخزون، فلن تنعكس المبيعات بدقة في سجلات المخزون.
- المخزون التالف أو منتهي الصلاحية: لا يتم إزالة المخزون التالف أو منتهي الصلاحية دائمًا من قائمة المخزون، مما يتسبب في حدوث أخطاء مع ارتفاع العدد. إن الاحتفاظ بمخزونات غير قابلة للبيع من شأنه أن يؤدي إلى تضخيم تكاليف المخزون.
لماذا تعتبر عمليات جرد المخزون الدقيقة مهمة؟
تعتبر الإحصاءات الدقيقة للمخزون مهمة لعدة أسباب:
الكفاءة التشغيلية: إن معرفة المخزون بدقة يساعد في إدارة الطلبات ويقلل من المخزون الزائد أو نفاد المخزون، مما يؤثر بشكل مباشر على تكاليف المخزون. وتضمن إدارة المخزون الفعّالة عدم إهدار الموارد على المخزون الزائد أو فقدان المبيعات بسبب نفاد المخزون.
رضا العملاء: يجب أن تكون المنتجات متوفرة في المخزون في وقت تقديم العملاء للطلب. قد يؤدي عدم التطابق في الأرقام إلى طلبات غير مرضية، وانخفاض رضا العملاء، وخسارة محتملة لسمعة الشركة.
التقارير المالية: العد الصحيح والدقيق ضروري لإعداد التقارير المالية. يمكن أن تؤثر اختلافات المخزون على البيانات المالية المعدة ثم القرارات المتعلقة باستراتيجيات الشراء والإنتاج والمبيعات، مما يؤثر بالتالي على تكاليف المخزون وأداء الأعمال.
إدارة سلسلة التوريد: تسهل عمليات جرد المخزون بشكل صحيح عمليات سلسلة التوريد بشكل أكثر سلاسة. يمكن أن تؤدي الاختلافات في المخزون إلى تعطيل تدفق البضائع، مما يؤدي إلى التأخير وزيادة تكاليف المخزون وانقطاعات محتملة في سلسلة التوريد.
يساعد هذا الشركات على فهم أسباب التناقض في المخزون وأهمية إجراء جرد دقيق للمخزون. وبالتالي، يمكنهم وضع استراتيجيات لعملية مطابقة المخزون والتركيز على منع أخطاء المخزون. يقلل هذا النهج الاستباقي من تكاليف المخزون، ويعزز الكفاءة التشغيلية، ويؤدي إلى زيادة رضا العملاء.
الأسباب الشائعة لتناقض المخزون
الأخطاء البشرية في إدخال البيانات | الأسباب الأولى لعدم التطابق في المخزون
يعد الخطأ البشري في إدخال البيانات أحد الأسباب الرئيسية لتناقض المخزون. من المرجح أن تحدث الأخطاء كلما أدخل الموظفون البيانات يدويًا في نظام المخزون. قد تكون هذه الأخطاء عبارة عن أخطاء طباعة بسيطة أو تفسيرات غير صحيحة لكمية أو رمز المنتج. على سبيل المثال، إذا أدخل الموظف "10" بدلاً من "100" لعنصر معين، فقد يؤدي هذا إلى تحريف جرد المخزون بشكل كبير، مما يؤدي إلى تكاليف المخزون بسبب الإفراط في التخزين أو نفاد المخزون. لا تؤثر مثل هذه التناقضات في المخزون على دقة سجلات المخزون فحسب، بل إنها تعقد أيضًا عملية مطابقة المخزون. للتخفيف من هذه الأخطاء، يجب على الشركات التركيز على منع أخطاء المخزون من خلال التدريب وإعادة التحقق من الإدخالات وتنفيذ أنظمة آلية حيثما أمكن.
السرقة والاختلاس | السببان #2 لاختلاف المخزون
السبب الرئيسي الثاني لاختلاف المخزون هو السرقة والنهب. يمكن أن يحدث هذا داخليًا، من خلال الموظفين، أو خارجيًا، من قبل العملاء، أو المتسللين. تؤثر السرقة بشكل مباشر على تكلفة المخزون لأنها تقلل من المخزون الفعلي دون أي سجل مقابل في النظام، مما يؤدي إلى عدم التطابق. لا تؤدي مثل هذه الخسائر إلى زيادة تكلفة المخزون فحسب، بل إنها تعقد أيضًا عملية مطابقة المخزون لأن العد الفعلي لن يتطابق مع المخزون المسجل. لمواجهة هذا، يجب أن يكون لدى الشركات تدابير أمنية قوية وعمليات تدقيق منتظمة للكشف عن أخطاء المخزون المرتبطة بالسرقة ومنعها.
الأعداد المفقودة أو الضائعة | #3 أسباب لتناقض المخزون
من بين الأسباب الأكثر شيوعًا لهذا التناقض في المخزون فقدان العد أو سوء وضع العناصر. يمكن أن تكون هذه المنتجات مفقودة داخل نفس المستودع أو في المتجر حيث يمكن أن تحدث اختلافات بين العد الفعلي والمخزون المحسوب. وبالمثل، يؤدي الحساب الخاطئ أثناء عمليات فحص المخزون الفعلي إلى سجل رديء للمخزون، مما يؤثر على تكاليف المخزون. تجعل أخطاء المخزون عملية التوفيق معقدة للغاية حيث يُظهر النظام عددًا أكبر أو أقل من العناصر الموجودة. يتضمن منع أخطاء المخزون وضع العناصر في غير محلها أو حسابها بشكل خاطئ من المخزونات؛ يجب على الشركات تنظيم المخازن ووضع العلامات عليها بوضوح واتباع عد دوري.
مشكلات تكامل النظام | الأسباب الأربعة لتباين المخزون
تعد مشكلات تكامل النظام من بين الأسباب الرئيسية لاختلاف المخزون. يؤدي ضعف الاتصال بين أنظمة أو وحدات البرامج المختلفة إلى اختلافات في سجلات المخزون. على سبيل المثال، في نظام نقاط البيع الذي لا يتكامل بشكل صحيح مع نظام إدارة المخزون، قد لا يتم تسجيل المبيعات بشكل صحيح، مما يؤدي إلى زيادة المخزون أو نفاد المخزون، مما يؤدي بالتالي إلى تكاليف إضافية للمخزون. وبالتالي فإن مشكلات التكامل تعقد عملية التوفيق حيث قد لا تتفق البيانات مع بعضها البعض بين الأنظمة، وبالتالي، قد يكون من الصعب تتبع مصدر الخطأ. لمنع أخطاء المخزون الناجمة عن تكامل النظام، يجب على الشركات التأكد من أن جميع الأنظمة متوافقة، وتحديث البرامج بانتظام، واختبارها على نطاق واسع بعد أي تغييرات.
المخزون التالف أو منتهي الصلاحية | #5 أسباب لعدم وجود مخزون
إن المخزون التالف أو منتهي الصلاحية هو أحد الأسباب العديدة لاختلاف المخزون. لا تتم إزالة السلع التالفة أو السلع التي تجاوزت تاريخ انتهاء صلاحيتها من سجلات المخزون بسرعة كافية، مما يتسبب في اختلافات. ويؤدي هذا إلى تضخيم أعداد المخزون وارتفاع تكاليف المخزون بسبب الاحتفاظ بمخزون غير قابل للبيع. وهذا يعقد عملية المطابقة لأن العد الفعلي لن يتطابق مع المخزون المسجل. وفي الختام، تحتاج الشركات إلى فحص مخزونها بشكل متكرر لتجنب مثل هذه الأخطاء في البضائع الفاسدة أو منتهية الصلاحية. إن تبني نظام FIFO، أو First In، First Out، وإزالة العناصر الفاسدة أو منتهية الصلاحية من النظام من شأنه أن يساعد في منع أخطاء المخزون. وبالتالي، يمكن للشركات تقليل تكلفة المخزون وجعل عملية المطابقة عملية مبسطة.
الاستلام والشحن غير الصحيحين | #6 أسباب لعدم وجود مخزون
تشمل الأسباب الرئيسية الأخرى لتناقض المخزون إجراءات الاستلام والشحن الخاطئة. يمكن أن تؤدي أخطاء الاستلام حيث يتم استلام مجموعة متنوعة من السلع أو الكميات بشكل غير صحيح إلى تناقضات. يمكن أن تتسبب أخطاء الشحن في شكل إرسال عناصر أكثر أو أقل من المسجلة أيضًا في تكاليف المخزون نتيجة للتخزين الزائد أو نفاد المخزون. تجعل هذه التناقضات عملية المطابقة صعبة لأنها قد تشير إلى كميات متفاوتة في النظام وموجودة بالفعل. لمنع أخطاء المخزون في الاستلام والشحن، يجب أن يكون لدى الشركة إجراءات تحقق صارمة في جوهرها مع استخدام مسح الباركود، مما يضمن توثيق كل معاملة بشكل فعال. يساعد التركيز على مثل هذه الطرق لعدم ارتكاب أخطاء المخزون في تقليل تكاليف المخزون وتبسيط عملية مطابقة المخزون.
تأثيرات اختلافات المخزون على الأعمال
ارتفاع تكلفة التشغيل
- تكاليف التخزين: يعد الإفراط في التخزين أو نفاد المخزون أحد أسباب عدم وجود مخزون مما يؤدي إلى زيادة تكاليف التخزين أو فقدان فرصة البيع.
- العمالة: هناك حاجة إلى المزيد من العمال لتسوية المخزون، مما يزيد من تكاليف التشغيل.
- النفايات: يجب التخلص من المخزون الممزق أو الفاسد، وهو مصدر التناقض في المخزون، مما يضيف المزيد من نفقات إدارة النفايات.
انخفاض رضا العملاء
نفاد المخزون: يطلب العملاء المنتجات في الوقت الذي يرغبون في شرائها فيه. ويؤدي عدم الاتساق إلى عدم تلبية الطلبات، وبالتالي ينخفض مستوى رضا العملاء.
تأخر الطلبات: التناقضات، عندما لا يتم حلها في الوقت المناسب، تؤدي إلى تأخير تنفيذ الطلبات، وبالتالي، تجعل العملاء يفقدون الثقة والولاء.
المعلومات غير الصحيحة: حيث يشعر العملاء، بسبب مثل هذه الأخطاء، بالإحباط عند تزويدهم بمعلومات خاطئة عن المخزون، في حين يخسرون الكثير من الأعمال.
اضطرابات سلسلة التوريد
تأخر الطلبات: يتسبب التباين في حدوث نوع من الانقطاع في تدفق السلع. وقد تتطور سلاسل التوريد إلى تأخيرات في طلباتها مما يؤثر لاحقًا على توقيت الإنتاج أو أوقات التسليم.
الإفراط في التخزين: في حالة وجود أخطاء فيما يتعلق بالمخزون، يمكن أن يؤدي الإفراط في التخزين إلى امتصاص قدر كبير من رأس المال والمساحة داخل المستودع، مما يؤدي إلى حدوث اختناقات في سلسلة التوريد.
العلاقات مع الموردين: قد تؤدي التناقضات المتكررة إلى توتر العلاقات مع الموردين، مما يؤدي إلى شروط أقل ملاءمة أو تأخير في الطلبات المستقبلية.
أخطاء التقارير المالية
- التقييم غير الصحيح: ستؤدي الاختلافات إلى ظهور بيانات مالية خاطئة تؤثر على قرارات الشراء والإنتاج واستراتيجيات المبيعات، وبالتالي تكاليف المخزون.
- الضريبة: قد تؤدي الحسابات غير الصحيحة إلى مشاكل ضريبية تتعلق بالغرامات والمراجعة.
- الربحية: إن الأخطاء في الإبلاغ عن الأرباح بسبب أخطاء في المخزون تؤدي إلى تشويه ربحية الشركة وتزيد من شكوك المستثمرين وقرارات الأعمال.
خاتمة
باختصار، يعد فهم أسباب اختلاف المخزون أمرًا ضروريًا لإدارة تكاليف المخزون. يمكن للشركات القضاء على التأثيرات السلبية على العمليات ورضا العملاء والتقارير المالية من خلال وضع عمليات مطابقة المخزون السليمة والتركيز على منع أخطاء المخزون وتبسيط هذه العمليات. تساعد Omniful الشركات على القيام بكل هذا وأكثر من ذلك بكثير.
الأسئلة الشائعة
ما هو التناقض في المخزون، وما هي أسباب التناقض في المخزون؟
التناقض في المخزون هو عدم تطابق بين المخزون المسجل والمخزون الفعلي بسبب أخطاء بشرية أو سرقة أو فشل النظام.
ما هي عملية مطابقة المخزون؟
تستخدم الشركات عملية مطابقة المخزون لتحديد الأخطاء والتحقق من المخزون وتحديث السجلات للتأكد من دقتها.
ما هي أفضل الممارسات لمنع أخطاء المخزون؟
تتضمن منع أخطاء المخزون إجراء عمليات تدقيق منتظمة، وأتمتة، وتدريب الموظفين بشكل صحيح للحفاظ على سجلات المخزون الدقيقة.
