في حين قد يرى الناس أن التحكم في المخزون فكرة صعبة لسلسلة التوريد، إلا أنه ينطوي في الواقع على الحفاظ على توازن مخزونك لتجنب الفائض والنقص في المنتجات. فكر في الأمر باعتباره مبدأ جولديلوكس المطبق على مستودعك: يتبع التحكم في المخزون مبدأ جولديلوكس في المستودع لأن كل شيء يجب أن يكون متوازنًا تمامًا. على الرغم من أن التحكم في المخزون قد يبدو واضحًا، إلا أن الإتقان في هذا المجال يمكن أن يحدد نجاح عملك أو فشله. إذن، ما الذي يستلزمه ذلك بالضبط؟ نحتاج إلى فحص المكونات الصغيرة التي تشكل التحكم في المخزون.
ما هو التحكم في المخزون؟
تعتمد أي شركة تتعامل مع المنتجات المادية على التحكم في المخزون لتحقيق النجاح. ولكن ما هو التحكم في المخزون بالضبط؟ يشير التحكم في المخزون إلى نظام الإدارة الذي تستخدمه الشركات للاحتفاظ بطلبات وتخزين المخزون واستخدامه. من المواد الخام إلى المنتجات النهائية، يضمن التحكم في المخزون توفر العناصر بالكميات الصحيحة في الأوقات المناسبة.
الأهداف الأساسية لمراقبة المخزون واضحة ولكنها حاسمة:
تقليل التكاليف عن طريق تجنب الإفراط في التخزين أو نقص التخزين.
- تعزيز الكفاءة: تبسيط العمليات من خلال التأكد من أن المخزون متوفر دائمًا عند الحاجة إليه.
- تحسين رضا العملاء: ضمان رضا العملاء من خلال الحفاظ على مستويات المخزون التي تتوافق مع طلب العملاء.
- تحسين الموارد: تعظيم كفاءة مساحة المستودعات مع الاستفادة من موارد العمالة ورأس المال بشكل فعال.
يتعين على الشركات تحقيق التوازن المناسب بين العرض والطلب من أجل الحفاظ على التحكم في المخزون. يعني المخزون الزائد أن البضائع الفائضة تظل غير مستغلة في مستودعاتك. عندما تكون مستويات العرض منخفضة للغاية، فإنك تخاطر بالتسبب في استياء العملاء، مما قد يؤدي إلى خسارة المبيعات. عند القيام بذلك بشكل صحيح، تعمل إدارة المخزون الناجحة مثل رقص الباليه الدقيق، مما يؤدي إلى تغييرات تحويلية في العمليات التجارية.
التحكم في المخزون مقابل إدارة المخزون
| الجوانب | التحكم في المخزون | إدارة المخزون | التداخلات |
|---|---|---|---|
| التركيز | مراقبة وتتبع المخزون على المستوى التشغيلي. | التخطيط الاستراتيجي واتخاذ القرارات طويلة المدى بشأن المخزون. | بيانات فورية للتخطيط الاستراتيجي. |
| الهدف الأساسي | ضمان الكمية الصحيحة في الوقت المناسب، وتقليل الفروقات في المخزون. | مواءمة المخزون مع الأهداف المؤسسية وطلبات المستهلكين. | ضمان توفر المخزون بما يتماشى مع احتياجات الشركة. |
| المهام | عدّ المخزون والتغييرات، مراقبة مستويات المخزون، تقنيات مثل العدّ الدوري، تحليل ABC، FIFO/LIFO، منع السرقة والتلف. | التنبؤ بالطلب والتخطيط للشراء، تحسين المخزون من خلال تحليل البيانات، تتبع دوران المخزون وتكاليف التخزين. | يتم جمع البيانات من التحكم في المخزون لإبلاغ قرارات الإدارة. |
| النطاق | فوري، على المستوى التشغيلي. | أوسع، على المستوى الاستراتيجي. | البيانات التشغيلية تغذي الاستراتيجية. |
| اتخاذ القرار | أكثر استجابة، يعالج الاحتياجات الفورية. | استباقي، يتضمن التنبؤ والتخطيط للمستقبل. | إدارة مرنة باستخدام بيانات التحكم الفوري. |
| استخدام التكنولوجيا | أنظمة إدارة المخزون لتتبع ومراقبة المخزون. | أنظمة إدارة المخزون للتحليلات والتنبؤ والتخطيط. | تكامل سلس بين الأنظمة لتحقيق الكفاءة. |
| التعقيد | أقل تعقيدًا، يركز على التنفيذ. | أكثر تعقيدًا، يتضمن تحليل البيانات واتخاذ قرارات استراتيجية. | التحكم يساهم في اتخاذ قرارات الإدارة الاستراتيجية. |
| التأثير على الربحية | إدارة التكاليف المتعلقة بالفائض أو نقص المخزون بشكل مباشر. | يهدف إلى تحسين المخزون لزيادة الربحية على المدى الطويل. | التحكم يقلل الهدر؛ الإدارة تعظم الأرباح. |
| وجهة نظر العميل | ضمان توفر المنتجات، مما يقلل من استياء العملاء بسبب نفاد المخزون. | مواءمة المخزون مع طلبات العملاء، مما يؤدي إلى زيادة رضا العملاء على المدى الطويل. | كلا الجانبين يساهمان في تلبية توقعات العملاء. |
| مثالي للأعمال | الشركات الصغيرة ذات الاحتياجات العاجلة، خاصة الشركات الناشئة. | الشركات الكبرى والأعمال التي تتمتع بطلب متوقع. | يمكن توسيع كلا النهجين مع نمو الشركة. |
اختيار النهج المناسب لعملك
عندما يتعلق الأمر باختيار أفضل نهج لعملك، إليك بعض النقاط التي يجب التفكير فيها:
1. الحجم مهم:
الشركات الصغيرة: يتطلب بدء عمل تجاري صغير التركيز بشكل أساسي على إدارة مراقبة المخزون. يجب على الشركات ضمان كميات المخزون المناسبة لتلبية احتياجات العملاء الحالية.
الشركات الكبيرة: تعطي الشركات الكبيرة الأولوية لأنظمة إدارة المخزون نظرًا لتعقيد عملياتها. وتتطلب هذه العمليات التخطيط الاستراتيجي للتحكم في التكاليف مع استيعاب تغييرات الطلب وتحسين المخزون.
2. أهداف العمل:
التركيز على الربحية والكفاءة: يمكن لشركتك تحقيق فوائد التخطيط على المدى الطويل من خلال تنفيذ استراتيجيات إدارة المخزون التي تعزز الربحية والكفاءة التشغيلية من خلال إدارة المخزون المحسنة.
رضا العملاء: يجب على الشركات التركيز على أنظمة التحكم في المخزون المتقدمة لتحقيق خدمة عملاء سلسة وتوافر المنتج بشكل متسق، وهي أهداف تجارية أساسية.
3. ديناميكيات الصناعة:
المنتجات الموسمية أو القابلة للتلف أو التي تعتمد على الاتجاهات: يجب على الشركات التي تتعامل مع المنتجات الموسمية أو التي تعتمد على الاتجاهات التركيز على إدارة المخزون لتجنب التلف وفقدان فرص الإيرادات.
الطلب المستقر والمتوقع: يمكن للمصنعين والموزعين الذين يواجهون أنماط طلب ثابتة تخصيص جهودهم لإدارة المخزون على المدى الطويل.
4. التكامل والتكنولوجيا:
الشركات الحديثة: تستخدم الشركات المعاصرة أنظمة إدارة المخزون لتفعيل أساليب التحكم في المخزون، مثل مستويات إعادة الطلب، لتحقيق عمليات سلسة.
النهج التقليدي: تحتفظ بعض الشركات بتقنيات التحكم في المخزون التقليدية، الأمر الذي يتطلب الإشراف اليدوي المباشر.
يشكل التحكم في المخزون وإدارة المخزون معًا نظامًا شاملًا وليس بدائل منفصلة. فكر في الأمر باعتباره شراكة ديناميكية. تبدأ الشركات بأنظمة التحكم في المخزون ولكنها يجب أن تتوسع في الإدارة الاستراتيجية مع نموها. مع توسع عملك، من الضروري تطوير أنظمتك وتقنيات التحكم في المخزون مع التركيز المستمر على تحسين المخزون للحفاظ على الربحية والكفاءة.
الطرق الشائعة لمراقبة المخزون
أنظمة مراقبة المخزون اليدوية
تعتبر أنظمة التحكم اليدوي في المخزون بمثابة نقطة دخول للشركات الصغيرة لأنها توفر حلولاً فعالة من حيث التكلفة وسهلة التنفيذ. فيما يلي بعض الطرق الشائعة:
طريقة القلم والورقة: تتضمن طريقة القلم والورقة إنشاء ورقة بيانات واحدة لتفاصيل المنتج وتحرير هذه الورقة يدويًا كلما حدثت تغييرات في المخزون. يعمل النظام بشكل فعال في البداية ولكنه يبدأ في إنتاج أخطاء بسبب الأخطاء البشرية ويفقد الكفاءة مع توسع العمل.
نظام البطاقات: تقوم Cardex بتعيين بطاقات لكل فئة من فئات المنتجات، والتي تتضمن معلومات مثل الموقع والكمية والوصف. كل معاملة تؤدي إلى تحديث كل بطاقة، مما يؤدي إلى سجل واضح لحركة المنتج في المخزون. يتطلب هذا النظام مراقبة مستمرة لضمان دقته.
بطاقات المخزون وأنظمة الصناديق
بطاقات المخزون: تعمل بطاقات المخزون كجداول تسجل أسعار الوحدات الجارية وأسعار البيع إلى جانب كميات المخزون لكل منتج. تمكن بطاقات المخزون الشركات من الإشراف على معاملات الشراء بالإضافة إلى تتبع أنشطة المبيعات والإرجاعات أثناء مراقبة تغييرات المخزون. تستخدم طريقة المخزون "أول من يدخل أول من يخرج" (FIFO) بطاقات المخزون مع الحاجة إلى تحديثات متسقة للتتبع الدقيق.
أنظمة الصناديق: تستخدم أنظمة الصناديق، مثل بطاقات المخزون، بطاقات مادية أو رقمية للربط بمناطق التخزين على أساس مستمر. يتم تحديث بطاقات معلومات المنتج إما يدويًا أو تلقائيًا باستخدام البرنامج. تمثل بطاقات المخزون المادية أو الرقمية مستويات المخزون الحالية في أنظمة الصناديق، ولكن قابلية التوسع فيها محدودة، وهي عرضة لأخطاء الإدخال اليدوي.
جداول بيانات لتتبع المخزون
يمكن للشركات الوصول إلى إمكانيات تتبع المخزون الكاملة من خلال كل من Excel وGoogle Sheets كأدوات. تتيح ميزة جدول البيانات للمستخدمين إعداد أعمدة تعرض أسماء المنتجات جنبًا إلى جنب مع الكميات والأسعار جنبًا إلى جنب مع التفاصيل الضرورية الإضافية. تعمل جداول البيانات كأدوات للمستخدمين لحساب مقاييس المخزون الأساسية وإنشاء التقارير.
على الرغم من أن جداول البيانات تمثل تحسنًا مقارنة بأنظمة مراقبة المخزون اليدوية، إلا أنها تصبح صعبة الإدارة مع زيادة حجم المخزون وتفتقر إلى الوظائف المتقدمة الموجودة في البرامج المتخصصة. تعد جداول البيانات خيارًا بسيطًا، ولكنها قد لا تكون كافية عندما تنمو متطلبات إدارة المخزون لديك.
برنامج إدارة المخزون - Omniful
يوفر Omniful.ai العديد من الوظائف المهمة التي تمكن أنظمة إدارة المخزون من تحسين التحكم من خلال الأتمتة.
- إمكانية رؤية البيانات في الوقت الفعلي: يتيح Omniful للمؤسسات تتبع المخزون في الوقت الفعلي عبر جميع قنوات المبيعات، مما يدعم اتخاذ القرارات الدقيقة ويساعد في منع نقص الإمدادات. كما تحصل الشركات على وصول فوري إلى بيانات المخزون، مما يدعم اتخاذ القرارات الذكية وتبسيط العمليات.
- تخطيط الطلب والتنبؤ به: يستخدم Omniful الذكاء الاصطناعي لتوقع الطلب في السوق مع تعزيز إدارة المخزون في نفس الوقت من خلال التحسين والتخطيط الاستراتيجي للشراء. هذه الميزة ضرورية للحفاظ على المخزون وتمكين اتخاذ القرارات الاستباقية وتجنب نقص المخزون.
- العد الدوري: يتيح Omniful إجراء فحوصات دقيقة للمخزون من خلال العد الدوري المنتظم والعشوائي، مما يمنع حدوث تناقضات في البيانات. وتضمن أنظمة إدارة المخزون القوية بقاء كميات المخزون محدثة في كل لحظة.
- إدارة الدفعات والتسلسل: تتحسن أنظمة إدارة المخزون عندما تتبع الدفعات وتواريخ انتهاء الصلاحية إلى جانب تحديد فريد للعناصر. تستفيد الشركات التي تبيع سلعًا قابلة للتلف أو سلعًا عالية القيمة من هذا النظام.
- التكامل السلس: يمكّن Omniful التكامل السلس من خلال ربط قنوات المبيعات والأسواق ومقدمي الشحن، مما يسمح بمزامنة المخزون في الوقت الفعلي ومعالجة الطلبات بسرعة، وهو أمر بالغ الأهمية للمؤسسات متعددة القنوات.
التكنولوجيا في مراقبة المخزون
أنظمة الباركود و RFID.
- لقد أدت أجهزة RFID وتقنيات الباركود إلى تحويل التحكم في المخزون من خلال قدرتها على توفير إمكانيات تتبع سريعة ودقيقة.
- الترميز الشريطي: يؤدي مسح الباركود إلى تحديثات فورية للمخزون، مما يقلل من الخطأ البشري ويسرع عمليات الاستلام والاختيار والشحن.
- توفر علامات RFID تتبعًا للمخزون في الوقت الفعلي دون الحاجة إلى خط الرؤية، بالإضافة إلى المسح الشامل وبيانات الحركة الكاملة لتحسين أنظمة إدارة المخزون.
أجهزة إنترنت الأشياء للمراقبة في الوقت الفعلي
لقد جلب إنترنت الأشياء (IoT) عصرًا جديدًا لإدارة المخزون:
تلتقط أجهزة استشعار إنترنت الأشياء البيانات حول حالة المخزون والعوامل البيئية واستهلاك المنتج، مما يساعد في إدارة المخزون وتجنب النفايات من خلال المراقبة في الوقت الفعلي.
الذكاء الاصطناعي والأتمتة لتحسين المخزون
يؤدي استخدام الذكاء الاصطناعي مع تكنولوجيا الأتمتة إلى تغيير طريقة عمل أساليب مراقبة المخزون.
- التنبؤ بالذكاء الاصطناعي: من خلال تحليل البيانات التاريخية باستخدام خوارزميات الذكاء الاصطناعي، يمكن للشركات التنبؤ بالطلب بدقة، مما يمكنها من الاحتفاظ بالكمية المناسبة من المخزون وتقليل مخاطر وجود مخزون أكثر أو أقل من اللازم!
- التجديد الآلي: تضمن أنظمة التجديد الآلي بقاء المنتجات متاحة من خلال تشغيل أوامر الشراء عندما يصل المخزون إلى عتبات محددة مسبقًا، مما يقلل من متطلبات العمل اليدوي.
- الاختيار الروبوتي: تعمل الروبوتات التي تعمل بالذكاء الاصطناعي على تحسين معدلات معالجة الطلبات وتقليل أخطاء الاختيار والتعبئة في إدارة المخزون.
تحقق الشركات التي تستخدم هذه التقنية المبتكرة دقة وكفاءة ممتازة في إدارة المخزون، مما يؤدي إلى زيادة تحسين المخزون والأداء التشغيلي.
الأسئلة الشائعة
ماذا يعني التحكم في المخزون ولماذا هو مهم بالنسبة لي؟
إن التحكم في المخزون هو مهارة الحفاظ على المستوى المثالي للمنتجات المتاحة. لا ينبغي أن يكون مخزونك مرتفعًا للغاية، حيث يؤدي هذا إلى تقييد النقد، أو منخفضًا للغاية، حيث يؤدي هذا إلى مخاطرة فقدان فرص المبيعات. يعد التحكم في المخزون أمرًا ضروريًا لأنه يؤدي إلى رضا العملاء، وتعظيم أرباح الأعمال، وتقليل النفقات.
ما هي التقنيات التي يمكن للشركات استخدامها لإدارة مخزونها؟
تستخدم الشركات طرقًا متعددة للتحكم في المخزون تتراوح من أدوات جداول البيانات البسيطة إلى أنظمة إدارة المخزون المتقدمة. قد تتنوع حلول التحكم في المخزون من بطاقات المخزون الأساسية إلى أنظمة البرامج المتقدمة. تعتمد أفضل طريقة للتحكم في المخزون في شركتك على حجمها ومستوى تعقيدها.
كيف يمكن للحلول التكنولوجية تحسين نظام إدارة المخزون الخاص بي؟
تعمل التكنولوجيا على تعزيز التحكم في المخزون! تصل عملية المخزون لديك إلى أقصى حد من التحسين باستخدام المهام الآلية والرؤى في الوقت الفعلي التي توفرها الباركودات وتقنية تحديد الهوية بموجات الراديو وأجهزة إنترنت الأشياء وأنظمة الذكاء الاصطناعي. الأمر أشبه بالحصول على مساعد جرد فائق الكفاءة!
