عملية طلب الشراء: دليل خطوة بخطوة | Omniful

أساسيات طلب الشراء

تعريف وهدف أمر الشراء

ما هو أمر الشراء؟ أمر الشراء هو وثيقة تجارية يصدرها المشتري للبائع تشير إلى أنواع مختلفة وكميات وأسعار متفق عليها للمنتجات أو الخدمات. ويعتبر عرضًا قانونيًا للشراء، والذي يصبح عقدًا عند قبوله من قبل المورد. يمثل هذا المستند بداية إنشاء عملية أمر الشراء ويعطي شروط الصفقة حتى يعرف كلا الطرفين بالضبط ما يتم طلبه، وبأي كمية، ومتى يتوقعان التسليم. يضمن هذا الوضوح أن فوائد أمر الشراء تشمل القضاء على سوء الفهم والنزاعات.

العناصر الرئيسية لوثيقة أمر الشراء:

يجب أن تشتمل وثيقة طلب الشراء على العديد من العناصر حتى تكون واضحة ومحمية قانونًا. وتشمل هذه العناصر رقم طلب الشراء الذي يميز الطلب وتاريخ الإصدار وتفاصيل حول البائع، مثل معلومات الاتصال وأوصاف العناصر والكميات وأسعار الوحدات والتكاليف الإجمالية وشروط التسليم وشروط الدفع والتعليمات أو الشروط الخاصة. هذه التفاصيل مهمة جدًا لفوائد طلب الشراء، مثل تبسيط المشتريات وإدارة المخزون.

تاريخ تطور طلب الشراء:

أصبحت أوامر الشراء متقدمة للغاية، بدءًا من الطرق التقليدية أو اليدوية مثل الورق وحتى البدائل الرقمية الحالية. اعتمدت الشركات، بمرور الوقت، في البداية على الكتابة اليدوية أو القطع المطبوعة، والتي تنطوي على الكثير من الأخطاء المحتملة ووقت الاستجابة. ومع ظهور الأساليب الرقمية الجديدة، زادت التغييرات في طريقة تنفيذ عملية طلب الشراء مع انخفاض الميل إلى الخطأ. سيتيح لهم التعرف عليها اكتساب وجهات نظر حول المشتريات في إدارة الشركات الحديثة.

التحول الرقمي في إدارة طلبات الشراء:

شهدت إدارة أوامر الشراء ثورة كاملة بمساعدة التكنولوجيا. جعلت الأنظمة الآلية عملية طلب الشراء أسهل من خلال تمكين إنشاء أوامر الشراء وتتبعها وإدارتها إلكترونيًا. يوفر التحول الرقمي في إدارة أوامر الشراء فوائد مختلفة لأوامر الشراء، مثل الرؤية في الوقت الفعلي لحالة الطلب، وسير عمل الموافقة الآلية، والتكامل مع أنظمة المحاسبة، وبالتالي تحسين التتبع المالي والميزانية.

هناك أنواع مختلفة من أوامر الشراء، تتراوح من عمليات الشراء القياسية لمرة واحدة إلى الطلبات الشاملة للمعاملات المتكررة. وهذا مجال يجب على الشركات أن تكون على دراية به لتحقيق أقصى استفادة من أوامر الشراء في عملياتها.

أهمية أوامر الشراء في العمليات التجارية

التواصل الواضح بين المشترين والموردين:

هذا أمر/عملية شراء مهمة، حيث تتيح مساحة لتسجيل واضح وموثق لما تم طلبه، وبالتالي تعزيز العملية بأكملها. هذا الوضوح مهم للحد من سوء الفهم بين المشترين والموردين. سيوضح أمر الشراء عملية أمر الشراء بالكامل، وأوصاف العناصر، والكميات، والأسعار المتفق عليها. لذلك، يضمن مسؤولو الشراء أن الأطراف المعنية على دراية تامة بتفاصيل المعاملة. تعتبر فوائد أمر الشراء هذه قيمة بشكل خاص للمعاملات المعقدة التي تتضمن عناصر أو خدمات متعددة، وبالتالي ضمان أن الجميع على نفس الصفحة.

الضمانات القانونية والمالية لأوامر الشراء

بصرف النظر عن التواصل، فإن أمر الشراء هو وثيقة ملزمة قانونًا وقد تكون ذات صلة أثناء النزاعات. إنه بمثابة حماية لكل من المشتري والمورد. بمجرد قبول المورد لأمر الشراء، يصبح تلقائيًا عقدًا ملزمًا يوفر اللجوء القانوني في حالة الفشل في الوفاء بالشحنة أو وجود أخطاء فيها. إنها واحدة من أهم المزايا التي تستفيد منها الشركات للحد من مخاطرها المالية بسبب الاتفاقيات غير الرسمية. كل هذه الأمور - إنشاء وإصدار والتحقق من الطلب يشكل جزءًا من عملية أمر الشراء - تؤدي إلى الحماية القانونية والمالية في أوامر الشراء.

المشتريات الرسمية والتخفيف من المخاطر

غالبًا ما يتم تخفيف مخاطر الأعمال من خلال إضفاء الطابع الرسمي على الشراء بناءً على أوامر الشراء. ستتجنب عملية طلب الشراء المحددة بوضوح عمومًا أنواع اتفاقيات الشراء غير الرسمية التي تؤدي إلى سوء الفهم وتأخير التسليم وحتى عدم التسليم. وبالتالي، فإن التحكم السليم في المخزونات ومعدلات الخطأ الأقل ومسارات التدقيق المحسنة تضمن إعداد التقارير المالية المناسبة والتحكم في الميزانية. مرة أخرى، يساعد هذا الهيكل الرسمي في تجنب الامتثال واللوائح، مما يضمن امتثال هذه الشركات لمعايير الصناعة واللوائح المحددة.

الاعتبارات المتعلقة بالامتثال والتنظيم:

تُعد أوامر الشراء المصدر الأكثر أهمية للامتثال والالتزام باللوائح والمعايير. فهي تدير سجل المعاملات، وهو ما أثبت فائدته الكبيرة في عمليات التدقيق أو مواقف المراجعة التنظيمية. تسجل ممارسة أوامر الشراء جميع المعاملات بشكل صحيح، مما يضمن منح الشركات الفرصة للامتثال قانونيًا لجميع المتطلبات. وهذا أمر بالغ الأهمية في الصناعات التي تتطلب الامتثال الصارم، مثل الصناعات الدوائية أو الأغذية والمشروبات أو العقود الحكومية. إن معرفة الأنواع المختلفة من أوامر الشراء يمكن أن تساعد الشركات في اختيار أفضل وثيقة لأنشطة المشتريات الخاصة بها لضمان امتثالها للوائح ذات الصلة بشكل أفضل.

أنواع أوامر الشراء

طلب الشراء القياسي: يتم تطبيق طلب الشراء القياسي على عملية شراء لمرة واحدة حيث تكون الكمية والسعر والتسليم معروفة. هذا النوع من طلب الشراء بسيط ويحدد تفاصيل معاملة واحدة. وهو يساعد الشركات عندما تريد شراء منتج أو خدمة معينة سيتم استخدامها بشكل مباشر وفوري؛ وكمثال واضح لطلب الشراء، هناك فرص أقل للأخطاء أو سوء الفهم.

طلب الشراء الشامل: يُستخدم طلب الشراء الشامل عادةً لإجراء عمليات شراء متكررة على مدار فترة زمنية. وهو يتيح للشركات الحصول على خصومات على الكميات وإزالة الحاجة إلى الطلب في كل دورة حيث إنها وافقت على عقد طويل الأجل مع المورد. ومن بين فوائد طلب الشراء توفير التكاليف من خلال الأسعار المتفاوض عليها، وخفض النفقات الإدارية، وسهولة الشراء.

طلب الشراء المخطط: يستخدم طلب الشراء هذا عندما تحتاج الشركة إلى عمليات تسليم مجدولة بمرور الوقت، وخاصة لإدارة المخزون. ويساعد في جدولة الطلب على المخزون والتنبؤ به حتى تصل الإمدادات إلى أماكن الاستهلاك في الوقت المحدد. تتضمن مراحل طلب الشراء للطلبات المخطط لها ترتيب جداول التسليم، والتي يمكن تخصيصها وفقًا للطلب، وتوفير فوائد طلب الشراء مثل التحكم السليم في المخزون والحد من نفاد المخزون.

أمر الشراء التعاقدي: يرتبط أمر الشراء التعاقدي بعقد لاتفاقيات التوريد طويلة الأجل، ويتضمن تفاهمًا واضحًا بين الطرفين بشأن الشروط لفترة زمنية ممتدة. ويُستخدم عندما تكون هناك حاجة إلى استمرار الإمدادات، عادةً على نفس خط العمل مثل البناء والتصنيع. ويمنح أمر الشراء الاستقرار في التوريد وشروط التفاوض والحماية بموجب القانون؛ وينطبق هذا على المشاريع الكبيرة أو تلك التي من المفترض أن تستمر لفترة أطول!

عملية طلب الشراء: دليل خطوة بخطوة

إن إنشاء وإصدار أمر الشراء يؤدي إلى إنشاء أمر شراء. يتم إنشاء أمر الشراء من خلال عدد من العمليات، من بينها إيجاد الحاجة لشراء السلع أو الخدمات، والسعي للحصول على شكل من أشكال الموافقة الداخلية، وتفصيل الطلب. فوائد أمر الشراء هنا هي التواصل الواضح والحماية القانونية. يجب على الشركة التأكد من ظهور جميع تفاصيل أمر الشراء، بما في ذلك أوصاف العناصر، وكمياتها الخاصة، وأسعار الوحدات، وشروط التسليم، حتى لا تواجه عنصر سوء التواصل.

قبول المورد وتنفيذ الطلب: يجب على المورد قبول طلب الشراء المرسل إليه. في هذه الحالة، يفهم الطرفان المعاملة المعنية. خلال هذه المرحلة، يقوم المورد بمعالجة الطلب من خلال جدولة الإنتاج أو التسليم. تتمثل مزايا هذه المرحلة في وجود نظام اتصال أفضل مع أدنى معدلات خطأ في تنفيذ الطلب.

عند وصول البضائع، تتطلب عملية طلب الشراء من الشركة فحصها وفقًا لطلب الشراء. يجب أن تكون البضائع بالكمية والجودة والمواصفات الصحيحة لطلب الشراء. هنا، يتم أخذ بعض مزايا طلبات الشراء، مثل التحكم في المخزون وحل التناقضات بسرعة.

الدفع وإتمام الطلب: تتضمن هذه الخطوات الأخيرة الدفع وإتمام الطلب، والذي قد يشمل أيضًا سجلات الدفع. لإثبات السلع، بعد التحقق من صحتها، يقوم المشتري بمعالجة المدفوعات ضمن نطاق الشروط المحددة لأوامر الشراء. وفي الوقت نفسه، تساعد هذه العملية النهائية في ضمان تمكين جميع الميزانيات المالية من الشفافية المناسبة كما تغلق أيضًا دورة أوامر الشراء.

إعداد وثائق طلب الشراء الداخلي تتطلب معظم الشركات إعداد وثائق طلب الشراء الداخلي قبل إصدار أمر الشراء. تتضمن هذه الخطوة عمليات الموافقة الداخلية لضمان تبرير الحاجة إلى الشراء وتخصيص الميزانية لها، وبالتالي المساهمة في تحقيق فوائد طلب الشراء مثل التحكم في التكاليف.

معايير اختيار وتقييم الموردين: يتم اختيار المورد المناسب في عملية طلب الشراء. تقوم الشركات بتقييم المورد على أساس معايير مثل الموثوقية والجودة والتسعير وقدرات التسليم. تضمن هذه الخطوة أن مزايا طلب الشراء تتمتع بسلسلة توريد مستقرة وأسعار تنافسية.

مراقبة الجودة في تنفيذ الطلبات: يجب أن تفي البضائع المستلمة بالمواصفات الموضحة في طلب الشراء. يتم ذلك عند الاستقبال. تشمل فوائد طلب الشراء رضا العملاء وتقليل حالات الإرجاع والنزاعات.

الأفكار النهائية:

إن فهم ما هو أمر الشراء وعملية أمر الشراء أمر مهم لضمان الاستخدام الفعال للأعمال. كما يمكن أيضًا تضخيم الفوائد المحتملة لأوامر الشراء التي تشمل تبسيط المشتريات وإدارة المخزون من خلال أدوات مثل Omniful لضمان استخدام الأنواع الصحيحة من أوامر الشراء في السيناريوهات المقابلة.

الأسئلة الشائعة

ما هو أمر الشراء؟ إنه اتفاق ملزم تعاقديًا يؤكد نيتك في شراء السلع أو الخدمات من البائع.

ما هي أنواع أوامر الشراء؟ هناك أنواع أوامر الشراء القياسية والشاملة والمخططة والعقدية.

كيف تساعد عملية طلب الشراء في تسهيل عملية الشراء؟ تساعد عملية طلب الشراء في تسهيل عملية الشراء من خلال ضمان التواصل الواضح وتقليل الأخطاء وضمان الضمانات القانونية والمالية.