تشكل أوامر الشراء العمود الفقري لعمليات الشراء. فهي توفر إطارًا منظمًا للمعاملات التجارية والعلاقات مع الموردين. وتعتبر هذه الوثائق الملزمة قانونًا ضرورية للسيطرة على الإنفاق والحفاظ على المساءلة وضمان سير العمليات التجارية بسلاسة.
أصبحت إدارة أوامر الشراء معقدة بشكل متزايد. حيث يتعين على فرق المشتريات التعامل مع العديد من الموردين، والتنقل بين شروط الدفع المختلفة، وتتبع كتالوجات المنتجات المتنوعة عبر أنظمة مختلفة. ومع ذلك، تشهد الشركات التي تنفذ عمليات الشراء الآلية المنظمة تحسنات ملحوظة.
وفي الوقت نفسه، أدى ظهور الأتمتة إلى تحويل سير عمل أوامر الشراء التقليدية. ووفقًا لـ Statista ، استثمر 36% من الشركات المصنعة في جميع أنحاء العالم في أتمتة أوامر الشراء في عام 2022، مما يجعلها ثالث أكبر استثمار في المشتريات الرقمية. في هذه المقالة، نلقي نظرة متعمقة على عملية أوامر الشراء. وننظر أيضًا في فوائد برنامج أوامر الشراء ولماذا تحتاج إلى بدء رحلة الأتمتة الخاصة بك اليوم.
ما هي عملية طلب الشراء؟
تشمل عملية طلب الشراء جميع الخطوات المتضمنة في إنشاء طلبات الشراء والموافقة عليها وإدارتها بين المشتري والمورد. يساعد هذا النهج المنهجي في الشراء الشركات على تتبع الإنفاق والحفاظ على السجلات الدقيقة وإنشاء قنوات اتصال واضحة مع البائعين.
يشكل سير عمل أوامر الشراء المنظم جيدًا العمود الفقري لعمليات الشراء الفعّالة. فهو ينشئ وثيقة ملزمة قانونًا تحمي الطرفين وتضمن الوضوح في المعاملات التجارية.
الخطوات الرئيسية في عملية طلب الشراء
الخطوة 1: إنشاء طلب شراء
طلب الشراء هو مستند داخلي يبدأ رسميًا عملية الشراء. فكر فيه باعتباره "طلبًا داخليًا للشراء" يقدمه الموظفون عندما يحتاجون إلى شراء شيء ما للشركة. تساعد هذه الخطوة الأولى الحاسمة المؤسسات على التحكم في الإنفاق وضمان توافق المشتريات مع احتياجات العمل قبل تقديم أي التزامات للموردين.
تبدأ عملية طلب الشراء عندما يحدد القسم احتياجًا للسلع أو الخدمات. تشكل هذه الخطوة الأولى الحاسمة الأساس لعملية الشراء الناجحة.
خلال مرحلة الطلب:
- يقوم أعضاء الفريق بتقديم طلبات شراء رسمية تتضمن:
- المواصفات التفصيلية للمنتج
- الكميات المطلوبة
- الموردين المفضلين
- مواعيد التسليم المطلوبة
- رموز تكلفة المشروع أو القسم
- مبررات تجارية للشراء
- يقوم رؤساء الأقسام بإجراء مراجعة شاملة لـ:
- التحقق من صحة احتياجات العمل
- ضمان التوافق مع أهداف القسم
- التحقق من المخزون أو العقود الموجودة
- التحقق من دقة المواصفات
- يقوم حاملو الميزانية بالتحقق المالي من خلال:
- تأكيد الأموال المتاحة
- التحقق من الميزانيات الإدارية
- تقييم فعالية التكلفة
- تقييم الخيارات البديلة
الخطوة 2: إصدار أمر الشراء
بعد الموافقة على الطلب، يحول فريق المشتريات الطلب إلى أمر شراء رسمي - وهو وثيقة ملزمة قانونًا تضفي الطابع الرسمي على اتفاقية الشراء مع المورد. يمثل هذا الانتقال من طلب الشراء الداخلي إلى طلب الشراء الخارجي تحولًا حاسمًا في التزام المنظمة بالشراء. على عكس طلب الشراء، وهو وثيقة تحكم داخلية، يعمل طلب الشراء كعقد ينقل نيتك في الشراء والشروط الدقيقة للشراء إلى المورد.
بعد المراجعة الدقيقة، يقوم فريق المشتريات بإنشاء طلب شراء رسمي. تتطلب هذه الخطوة الاهتمام بالتفاصيل والتوثيق المناسب.
يجب أن تتضمن وثيقة طلب الشراء ما يلي:
- التفاصيل الإدارية:
- رقم طلب شراء فريد للتتبع
- تاريخ الإصدار وفترة الصلاحية
- معلومات القسم والمتقدم بالطلب
- أرقام مرجعية داخلية
- مواصفات الطلب:
- وصف تفصيلي للعناصر
- رموز المنتج أو وحدات SKU
- الكميات وأسعار الوحدات
- إجمالي قيمة الطلب
- الاعتبارات الضريبية
- متطلبات التسليم:
- عنوان الشحن والتعليمات
- تاريخ التسليم المطلوب
- تعليمات التعامل الخاصة
- مواصفات التعبئة والتغليف
- الشروط والأحكام:
- شروط الدفع
- معلومات الضمان
- متطلبات الجودة
- سياسات الإرجاع
- بنود الإلغاء
الخطوة 3: موافقة المورد وتأكيده
تعتبر مرحلة الموافقة على المورد وتأكيده نقطة تفتيش بالغة الأهمية في عملية طلب الشراء. فعندما يتلقى الموردون طلب شراء، يتعين عليهم مراجعة جميع الشروط بدقة للتأكد من قدرتهم على تلبية المتطلبات المحددة. وتحول هذه المرحلة طلب الشراء من طلب رسمي إلى اتفاق ملزم بين الطرفين. وهي أيضًا الفرصة الأخيرة للقبض على أي تناقضات قبل دخول الطلب إلى الإنتاج أو التنفيذ، مما يجعلها ضرورية لمنع الأخطاء أو التأخيرات المكلفة.
تعمل أنظمة المشتريات الحديثة مثل نظام إدارة المشتريات من Omniful على تسريع هذه العملية من خلال تمكين الاتصال في الوقت الفعلي والتحقق الآلي من المصطلحات الرئيسية. يقلل هذا النهج الرقمي بشكل كبير من التبادل التقليدي الذي غالبًا ما يؤخر تأكيد الطلب.
تؤدي عملية مراجعة الموردين إلى إرساء التفاهم المتبادل والاتفاق بين الأطراف. وخلال هذه المرحلة:
يقوم الموردون بتقييم ما يلي بعناية:
- توفر المنتج ودقة التسعير
- جدوى الجدول الزمني للتسليم
- الامتثال للمواصفات الفنية
- محاذاة الشروط والأحكام
تتضمن خيارات الاستجابة ما يلي:
- التأكيد المباشر على أمر الشراء
- طلبات التعديل بشأن:
- تعديلات التسعير
- تغيرات الكمية
- مراجعة جدول التسليم
- توضيحات المواصفات
- تقديم عروض الأسعار أو المقترحات المحدثة
الخطوة 4: تسجيل وإيداع أمر الشراء
لا يقتصر توثيق أوامر الشراء وتسجيلها على حفظ السجلات فحسب، بل يتعلقان بالحفاظ على التحكم التشغيلي وضمان استمرارية الأعمال. تخلق هذه المرحلة مسارًا للمراجعة يحمي المؤسسة قانونيًا مع توفير بيانات بالغة الأهمية للتخطيط المالي وإدارة علاقات الموردين. بدون التسجيل والتسجيل المنهجي، تخاطر الشركات بفقدان المسار الخاص بالالتزامات، وتفويت مواعيد الدفع، وعدم الوفاء بمتطلبات الامتثال.
غالبًا ما تؤدي طرق التسجيل التقليدية إلى فقدان المستندات وتأخير الاسترجاع، حيث تنفق الشركات ما معدله 1.8 ساعة يوميًا (9.3 ساعة أسبوعيًا) في البحث عن السجلات الورقية. تعمل الأنظمة الحديثة مثل نظام إدارة الطلبات (OMS) من Omniful على تحويل هذه الخطوة المعقدة تقليديًا إلى عملية رقمية مبسطة تقضي على هذه أوجه القصور.
النظام تلقائيا:
- إنشاء السجلات الرقمية:
- يخزن مستندات أوامر الشراء بشكل آمن
- يحافظ على تاريخ الإصدار
- يتتبع جميع التعديلات
- المراسلات المتعلقة بالأرشيف
- إدارة الوثائق:
- روابط الطلبات وأوامر الشراء والفواتير
- إرفاق اتصالات المورد
- تخزين مستندات الشحن
- يحافظ على شهادات الجودة
- يدعم الامتثال:
- إنشاء مسارات التدقيق
- تنفيذ سياسات الاحتفاظ بالمستندات
- مراقبة سير عمل الموافقة
- تتبع المتطلبات التنظيمية
- تمكين التحليل:
- يوفر رؤية الإنفاق
- تتبع أداء الموردين
- مراقبة أوقات المعالجة
- يحدد الاختناقات
الخطوة 5: التسليم والموافقة والدفع
تمثل مرحلة التسليم والموافقة والدفع ذروة عملية طلب الشراء، حيث تلتقي السلع المادية بالمعاملات المالية. وتثبت هذه المرحلة الحاسمة ما إذا كان الموردون قد التزموا بالتزاماتهم وتحدد ما إذا كانت المنظمة تتلقى قيمة فعلية لاستثماراتها.
بدون الإدارة السليمة لهذه المرحلة، تخاطر الشركات بدفع ثمن عمليات التسليم غير الصحيحة، أو عدم الحصول على خصومات الحجم، أو الإضرار بالعلاقات مع الموردين من خلال التأخير في الدفع. تعمل الأنظمة الحديثة مثل نظام إدارة الطلبات من Omniful على أتمتة عملية المطابقة الثلاثية بين أوامر الشراء ومستندات الاستلام والفواتير، مما يقلل بشكل كبير من هذه المخاطر مع تسريع دورات الدفع.
تتضمن المرحلة النهائية خطوات متعددة لضمان تنفيذ الطلب ومعالجة الدفع بشكل صحيح.
عملية الاستلام:
- فحص البضائع المسلمة وفقًا لمواصفات أمر الشراء
- فحوصات مراقبة الجودة
- التحقق من الكمية
- تقييم الأضرار
- توثيق أي تناقضات
مطابقة المستندات:
- المطابقة الثلاثية بين:
- أمر شراء
- استلام الوثائق
- فاتورة المورد
- حل أي تناقضات
- تسجيل الأرقام التسلسلية أو أكواد الدفعة
- تحديث سجلات المخزون
معالجة الدفع:
- التحقق من صحة الفاتورة
- إتمام سير عمل الموافقة
- جدولة الدفع
- توثيق تفاصيل الدفع
- إغلاق أمر الشراء في النظام
يحافظ نظام Omniful المتكامل على الرؤية والتحكم في الوقت الفعلي طوال هذه الخطوات، مما يضمن سير العمل السلس والتوثيق الدقيق.
نقاط الألم الشائعة في عملية طلب الشراء اليدوي
توصلت دراسة أجرتها شركة ماكينزي إلى أن المتخصصين في المشتريات يقضون ما يقرب من 40% من وقتهم في الأنشطة ذات القيمة المضافة عند استخدام الأنظمة الآلية، مقارنة بنحو 15% فقط عند استخدام العمليات اليدوية. ويسلط هذا الاختلاف الكبير الضوء على تأثير الأتمتة على الإنتاجية.
الأخطاء اليدوية والتأخيرات
تواجه العمليات اليدوية التقليدية العديد من التحديات:
- أخطاء إدخال البيانات تؤدي إلى أوامر غير صحيحة
- تأخر الموافقات بسبب سير العمل الورقية
- المستندات المفقودة والسجلات غير المكتملة
تقضي الشركات التي تستخدم العمليات اليدوية وقتًا أطول في معالجة طلبات الشراء مقارنة بتلك التي تستخدم الأنظمة الآلية.
الافتقار إلى الشفافية والتتبع
غالبًا ما تواجه عمليات سير عمل طلبات الشراء اليدوية صعوبات في:
- رؤية محدودة لحالة الطلب
- صعوبة تتبع الاختناقات في الموافقة
- التحديات في الحفاظ على مسارات التدقيق
فوائد عملية طلب الشراء الآلية
تحسين الدقة والكفاءة
أحد فوائد برنامج طلب الشراء هو أنه يوفر تحسينات كبيرة:
- تقليل أخطاء إدخال البيانات من خلال الأتمتة
- دورات موافقة أسرع مع سير العمل الإلكتروني
- التحقق من توفر الميزانية في الوقت الفعلي
تعزيز الشفافية والتقارير
توفر الأنظمة الحديثة:
- رؤية كاملة لحالة الطلب
- التتبع والإشعارات الآلية
- مسارات التدقيق الشاملة
- إمكانيات إعداد التقارير المخصصة
توفير التكاليف وإدارة الوقت
يوفر التشغيل الآلي من خلال منصات مثل نظام إدارة المخزون Omniful ما يلي:
- انخفاض تكاليف المعالجة
- أوقات دورة الطلب أسرع
- إدارة أفضل للتدفق النقدي
- تحسين العلاقات مع الموردين
أفضل الممارسات لتبسيط عملية طلب الشراء
فكر في هذا السيناريو: تدير إحدى شركات البيع بالتجزئة للأزياء المتنامية طلبات من أكثر من 50 موردًا عبر مواسم متعددة. وبدون توحيد المعايير، قضى فريق المشتريات ساعات في التوفيق بين تنسيقات طلبات الشراء المختلفة وتصحيح الأخطاء. وبعد تنفيذ عمليات طلبات الشراء الآلية من خلال نظام Omniful، تمكنوا من:
- تم تقليل وقت معالجة طلب الشراء بنسبة 60%
- تم القضاء على الأخطاء المتعلقة بالتنسيق
- تحسين أوقات استجابة الموردين بنسبة 40%
- حصلت على رؤية فورية لحالة الطلب
كيف تختلف عملية طلب الشراء اليدوية عن الآلية، وما هي الجوانب التي يمكنك تضمينها لضبط عملية طلب الشراء الخاصة بك؟
توحيد نموذج طلب الشراء الخاص بك
إنشاء تنسيقات طلب شراء متسقة تتضمن:
- وصف واضح للعناصر والمواصفات
- الشروط والأحكام القياسية
- عمليات سير العمل المطلوبة للموافقة
- اتفاقيات ترقيم المستندات
تنفيذ أدوات الأتمتة
اختر برنامج طلب الشراء الذي يوفر:
- التكامل مع الأنظمة الحالية
- إمكانية الوصول عبر الهاتف المحمول
- سير العمل القابلة للتخصيص
- التحليلات في الوقت الحقيقي
يوفر نظام إدارة المخزون (OMS) من Omniful هذه الميزات مع الاتصال بسلاسة بإدارة المخزون وعمليات التنفيذ.
قم بتدريب فريقك ومراقبة الأداء
النجاح يتطلب:
- جلسات تدريب الفريق المنتظمة
- توثيق واضح للعملية
- مراقبة الأداء من خلال مؤشرات الأداء الرئيسية
- مبادرات التحسين المستمر
أتمتة عملية طلب الشراء الخاصة بك للمستقبل
تشكل عملية طلب الشراء الفعّالة الأساس لعمليات الشراء الناجحة. ومن خلال تنفيذ أدوات الأتمتة واتباع أفضل الممارسات، يمكن للشركات خفض التكاليف بشكل كبير وتحسين الدقة والحفاظ على علاقات أفضل مع الموردين. وتعمل الحلول الحديثة مثل نظام إدارة المخزون والطلبات المتكامل من Omniful على تبسيط هذه العمليات التجارية الحاسمة.
لمزيد من المعلومات حول تبسيط عملية طلب الشراء الخاص بك باستخدام إمكانات الأتمتة المتقدمة وإدارة المخزون، تفضل بزيارة موقع Omniful على www.omniful.ai .
الأسئلة الشائعة
كيف تستفيد الشركات من أوامر الشراء؟
إن أوامر الشراء تنشئ وثائق ملزمة قانونًا تحمي الطرفين، وتتحكم في الإنفاق، وتبسط العلاقات مع الموردين، وتوفر مسار تدقيق واضحًا.
ما هو الفرق بين طلب الشراء وطلب الشراء؟
طلب الشراء هو طلب داخلي للسلع أو الخدمات، في حين أن أمر الشراء هو وثيقة رسمية يتم إرسالها إلى الموردين لبدء عملية الشراء.
هل يمكن للشركات الصغيرة الاستفادة من أتمتة أوامر الشراء؟
نعم، يمكن للشركات الصغيرة تحسين الكفاءة بشكل كبير وتقليل الأخطاء من خلال تنفيذ أنظمة أوامر الشراء الآلية. توفر الحلول مثل Omniful خيارات قابلة للتطوير ومناسبة للشركات من جميع الأحجام.
